Blog

Nieuw: bestelbonnen maken

Sinds deze week kan je in Facturalia bestelbonnen aanmaken en bezorgen aan klanten. En net zoals offertes kan je dit document digitaal laten onderteken door de klant.

Daardoor kan je nu al 7 verschillende soorten documenten aanmaken in Facturalia. Uiteraard facturen, creditnota’s en offertes. Maar ook proforma facturen, werkbonnen en pakbonnen kunnen worden aangemaakt. En daar komt nu dus de bestelbon bij.

Het handige aan al deze documenten is dat je heel eenvoudig van het ene type een ander type kan maken. Van een offerte kan je bijvoorbeeld een bestelbon maken. En één of meerder bestelbonnen kan je dan weer met een klik overzetten naar een factuur of pakbon. Superhandig!

Facturalia en Yuki werken nog beter samen

Wie Facturalia kent en wie Yuki kent, wist al dat deze applicaties de ideale combinatie zijn voor ondernemers die digitaal willen werken. Facturalia biedt alle mogelijkheden om facturen te maken, offertes te maken, voorraden bij te houden, prestaties bij te houden, etc. En daarnaast zorgt Yuki ervoor dat alle documenten mooi worden gecentraliseerd en ter beschikking zijn van de boekhouding.

In Facturalia kan je een koppeling activeren die ervoor zorgt dat de aangemaakte facturen automatisch in Yuki – en dus bij je boekhouder – terecht komen. Super handig!

Vanaf nu wordt deze koppeling nog krachtiger. Ze kan nu ook gebruikt worden om de betalingen van je facturen in Yuki terug te sturen naar Facturalia. Met andere woorden, je facturen in Facturalia zullen automatisch de status ‘Betaald’ krijgen.

Heb je geen Yuki-account maar wil je wel een automatische aanpassing van de betaalstatus van je facturen, check dan zeker ook de andere mogelijkheden.

Facturalia en Yuki: de ideale combinatie

Versterkte integratie Facturalia-Clearfacts

Voor gebruikers die al gebruik maken van de koppeling met Clearfacts hebben we heugelijk nieuws!

Tot nu toe kon de koppeling gebruikt worden om facturen automatisch te laten doorsturen naar je Clearfacts-dossier. Lekker gemakkelijk want zo hoef je die niet meer apart aan je boekhouder te bezorgen.

Vanaf nu kan deze koppeling ook gebruikt worden om de betaalstatus van je facturen in Clearfacts terug te sturen naar Facturalia. Met andere woorden, je facturen in Facturalia zullen automatisch de status ‘Betaald’ krijgen.

Heb je geen Clearfacts-account maar wil je wel een automatische aanpassing van de betaalstatus van je facturen, check dan zeker ook de andere mogelijkheden.

Uitgebreid voorraadbeheer

Het eindejaar brengt voor onze gebruikers een uitsmijter van formaat. De voorraadmodule van Facturalia werd uitgebreid zodat loten en voorraadbewegingen kunnen worden toegevoegd, houdbaarheidsdatums kunnen worden opgevolgd en voorraden kunnen gewaardeerd worden volgens FIFO of LIFO.

De vraag van onze gebruikers naar deze uitbreiding was groot de laatste tijd, daarom dat we deze naar voor hebben geschoven in onze nieuwe ontwikkelingen. We voorzien de module later nog verder uit te breiden qua mogelijkheden.

Fijn eindejaar!

Webinar voor boekhoudkantoren

“Hoe Facturalia inzetten voor uw kantoor en uw klanten”

De afgelopen maanden ondervonden we met ons allen een stevige opmars van de digitalisering van onze maatschappij. Kinderen krijgen online lessen, werknemers houden van thuis uit videoconferenties en ondernemers ontdekken digitale facturatie.

Ook als kantoorhouder staat u voor vele digitale uitdagingen. Met Facturalia kunnen we uw kantoor en uw klanten bijstaan in de verdere stappen naar digitalisering.

Dat brengt heel wat voordelen met zich mee:

  • Papieren facturen verdwijnen. Alles via PDF of UBL
  • Volledig gepersonaliseerd voor uw kantoor met uw kantoorlogo, kleuren, enz…
  • Koppelingen met Yuki, Clearfacts, Exact en vele andere pakketten
  • Uw kantoor ontvangt de facturen gespreid over het kwartaal

Op 14, 15 en 16 december organiseren we daarom een webinar voor boekhoudkantoren die op zoek zijn naar een facturatietool voor hun klanten.

Inschrijven voor de webinar kan via www.facturalia.eu/webinars. Deelname is gratis.

Facturalia in het nieuw!

De voorbije tijd werkten we achter de schermen hard aan een nieuwe lay-out voor Facturalia. En laat ons eerlijk zijn: dat was na 5 jaar wel eens nodig.

Het nieuwe ontwerp dat dinsdag online kwam, ziet er van bij de start heel anders uit. Het dashboard waarop je terecht komt na in te loggen, toont je onmiddellijk enkele kerncijfers, grafieken en tabellen over je omzetcijfers. In de linkermarge vind je steeds het menu naar de verschillende onderdelen van Facturalia. Deze nieuwe lay-out zou het gebruiksgemak dus nog verder moeten verbeteren.

Daarnaast voegden we nog enkele handige extraatje toe:

  • Naast de bestaande FAQ die al vele vragen beantwoordt, verschenen de eersten van vele instructiefilmpjes die je bvb kort uitleggen hoe je een factuur maakt, hoe de module Prestatiebeheer werkt, etc.
  • Verschillende schermen werden voorzien van een vereenvoudigen-knop. Als je bijvoorbeeld tijdens het aanmaken van een factuur de knop aanzet, blijven enkel de verplichte velden staan en heb je je factuur nog sneller ingegeven.
  • Op het dashboard staan acties die je dient te ondernemen. Het gaat dan bijvoorbeeld over facturen die je nog aan je boekhouder moet laten bezorgen of een betaling op je bankrekening die niet aan een factuur is kunnen gekoppeld worden.

Laat ons zeker weten wat je er van vindt!

Facturalia en Ponto gaan samenwerking aan

Goed nieuws voor de gebruikers van Facturalia en de gebruikers van Ponto!

Ponto maakt de brug tussen Facturalia en je bankrekeningen. Door je Ponto-account te verbinden met Facturalia, kan je je bankgegevens automatisch met Facturalia delen. Dit bespaart je tijd en geld op financiële administratie.

Facturalia zorgt er op zijn beurt voor dat deze transactiegegevens worden gematcht aan de correcte factuur. Deze zal automatisch de status ‘Betaald’ krijgen. En dat quasi real-time.

Het opvolgen van onbetaalde facturen wordt zo een pak eenvoudiger. Het enige wat de gebruiker hoeft de doen is in Facturalia éénmalig de verbinding met Ponto activeren.

We zijn uiteraard verheugd deze samenwerking te hebben opgezet en zijn er van overtuigd dat dit voor beide tools een aanzienlijke verbetering in het gebruiksgemak voor haar gebruikers oplevert.

Facturalia + Ponto = Gebruiksgemak

Intresten en kosten aanrekenen bij nalatige betaling

In een ideale wereld worden je facturen mooi op tijd betaald, binnen de termijn die vermeld staat op je factuur. Maar zoals elke ondernemer weet, leven we niet in zo’n wereld en moeten we dikwijls de klant herinneren en aanmanen om zijn betaling uit te voeren.

Betaalt je klant na die herinneringen nog niet, dan is het soms nodig om kosten aan te rekenen, zoals je je klant al had laten weten tijdens de aankoop in de Algemene Voorwaarden. Deze kosten zijn tweeërlei:

  1. Aanmaningskosten: een vast bedrag voor de opmaak van de aanmaning.
  2. Intresten: Een percentage bovenop het factuurbedrag (excl. btw) voor laattijdige betaling. Hier kan je in je voorwaarden eventueel een minimumbedrag voorzien.

Deze rappelkosten kun je opnemen in je herinneringse-mail die je naar je klant stuurt. Je wist al dat je hiervoor e-mailtemplates kan voorzien in Facturalia. Nieuw is nu dat je daarin ook deze waarden kan ingeven voor een automatische berekening van de kosten:

  • aanmaningskost (in EUR)
  • nalatigheidsintrest (in %)
  • minimum nalatigheidsbedrag (in EUR)

In de body van je e-mail kan je vervolgens deze nieuwe parameters gebruiken:

  • {{aanmaningskost}}
  • {{nalatigheidsintrest}}
  • {{bedrag-inclkosten}}

De juiste bedragen zullen nu automatisch worden berekend en in je e-mail worden geplaatst.

Een herinneringsbericht met aanrekening van kosten versturen is nu dus uiterst eenvoudig. Gewoon de juiste e-mailtemplate uitkiezen en verzenden maar!

Periodieke facturen automatiseren

Nog maar enkele weken geleden konden we aankondigen dat onze module Prijslijsten actief is. Vandaag mogen we een volgende grote aankondiging melden: de nieuwe module Periodieke facturen.

Als je op regelmatige tijdstippen facturen verzendt, die steeds dezelfde gegevens bevat, dan zal dit als muziek in je oren klinken. Eens je een factuur hebt aangemaakt, kan je deze automatisch periodiek laten aanmaken. Facturalia creëert dan zelf voor je een nieuwe factuur. Dat kan elke maand, elke 2 maanden, elk kwartaal, elke 4 maanden, elk half jaar of elk jaar zijn.

Uiteraard kan je deze desgewenst nog aanpassen vooraleer je ze verzendt. Denk er ook aan dat je variabelen kan gebruiken die zich mee aanpassen.

Een voorbeeld

Jan verhuurt met zijn bedrijf kantoorgebouwen. Elke 20ste van de maand maakt hij de facturen op voor zijn klanten. In het vrije veld Periode dat Jan heeft aangemaakt, heeft hij de waarde {{huidigemaand-lang}} ingegeven. Jan kan vanaf nu de laatste factuur van elke klant instellen als periodieke factuur. De 20ste van elke volgende maand zal Jan in Facturalia de nieuwe facturen zien klaar staan. Het veld Periode zal automatisch de waarde juni 2020, juli 2020, etc. bevatten.

Zie ook https://www.facturalia.eu/kennisbank/periodieke-facturen/

Facturalia introduceert prijslijsten

Naar aanleiding van de vraag van verschillende gebruikers, hebben we ons de afgelopen periode toegelegd op de ontwikkeling van een nieuwe module: Prijslijsten.

Zo kan je nu meerdere prijslijsten aanmaken. Voor elk van je producten kan je vervolgens de verschillende prijzen invullen. Je klanten behouden de standaardprijzen tenzij je bij een klant aanduidt dat hij van één van je nieuwe prijslijsten gebruik maakt. Er kunnen ook verschillende BTW-tarieven worden toegepast op prijzen uit verschillende prijslijsten.

Op het ogenblik dat je een factuur aanmaakt zal automatisch de prijs van de correcte prijslijst worden ingevuld.

Voorbeeld

Tuinman Karel onderhoudt tuinen, groot en klein, van bedrijven. Hij wil nu ook zijn diensten gaan aanbieden aan particulieren. Om concurrentieel te zijn, beslist hij om goedkopere tarieven aan te rekenen voor particulieren.

Karel maakt in Facturalia twee prijslijsten aan, een prijslijst ‘Bedrijven’ en een prijslijst ‘Particulieren’. Voor elk product of dienst die hij levert, plaatst hij in beide lijsten een verschillend tarief. En vervolgens plaatst hij zijn klanten in de juiste lijst.

Als Karel een nieuwe offerte of factuur maakt, dan zullen de prijzen uit de juiste prijslijst worden opgehaald.

200 gebruikers hebben zich de voorbije week aangemeld bij Facturalia.