Blog

Voeg een klantenzone toe aan je kantoorwebsite

Heeft je kantoorwebsite nog geen klantenzone? Vanaf nu kan je dat heel eenvoudig oplossen door een klein stukje code op je website te plaatsen.

Een boekhoudkantoor runnen betekent tegenwoordig veel meer dan enkel het boeken van facturen en zorgen voor de cijfers. Klanten verwachten dat een kantoor hen de services biedt en tools aanreikt voor hun stappen in het ondernemerschap.

Een klantenzone op de website van je kantoor geeft hen die tools in handen. Met onze kant-en-klare klantenomgeving kunnen je klanten vlot facturen en offertes maken, voorraden bijhouden, betalingen opvolgen en de facturen automatisch laten doorstromen naar je boekhoudpakket. En veel meer.

En het leuke is: voor je kantoor hoeft dit helemaal niets te kosten.

Lees hier hoe je de code toevoegt aan je website.

Weer een eenvoudige stap in de digitalisering van je boekhoudkantoor!

Elektronische facturatie binnenkort verplicht?

Eerst even voor de duidelijkheid: met ‘elektronische facturatie’, ‘e-facturatie’ of ‘e-invoicing’ bedoelen we NIET het verzenden van facturen in pdf-formaat via e-mail.

Waarover gaat het dan wel? Elektronisch factureren doe je als je je klant een factuur bezorgt in een gestructureerd formaat dat de klant kan inlezen en verwerken in zijn boekhoudsoftware. Dat klinkt misschien vaag en omslachtig maar dat is het allesbehalve. In verschillende facturatiepakketten kan je nu al facturen verzenden in zo’n formaat. Nadat je op de knop ‘Factuur verzenden’ hebt geklikt, krijgt je klant geen e-mail met de factuur, maar wordt er achter de schermen een bestand verstuurd met daarin alle gegevens van de factuur. Die factuur wordt verzonden via het zogenaamde ‘Peppol-netwerk’. Als leverancier merk je er allemaal niets van, maar je klant zal je factuur wel netjes ontvangen in zijn systeem en (hopelijk) snel betalen. Het gestructureerde formaat dat hiervoor gebruikt wordt is ‘UBL’, een term die je misschien ook al eens hoorde.

Klinkt gemakkelijk? Wel dat is het ook. En niet alleen dat. Facturen die op deze manier worden verzonden, worden sneller betaald, bevatten minder fouten en zijn veiliger.

Wil je starten met e-facturatie? Dat kan, maar denk er aan dat op dit ogenblik nog maar een deel van de Vlaamse bedrijven aangesloten zijn op het Peppol-netwerk en dus e-facturen kunnen ontvangen. Dat zal in de komende jaren echter snel veranderen. In afwachting kan je perfect e-facturen sturen naar de aangesloten klanten en gewone pdf-facturen naar de anderen. Je facturatieprogramma geeft wel aan aan welke klanten je al e-facturen kan bezorgen.

Voor overheidsopdrachten is het momenteel zelfs al verplicht om hen een e-factuur te bezorgen. Als je bijvoorbeeld aan De Lijn of de VDAB een pdf bezorgt, zal deze niet aanvaard worden. Deze verplichting zal in de komende jaren nog uitbreiden naar bedrijven uit de privé-sector, dus zorg dat je nu reeds klaar bent om elektronisch te factureren!

Heb je een account bij Facturalia, dan kan je via Instellingen > Geavanceerd > PEPPOL activeren je aanmelden op het PEPPOL-netwerk en starten met e-facturatie.

Facturalia koppelt met Pom voor QR-code en betaalknop

Facturalia-gebruikers kunnen vanaf nu hun uitgaande facturen voorzien van een QR-code. Wordt de factuur per e-mail verstuurd, dan kan die ook voorzien worden van een betaalknop.

Deze QR-code en betaalknop maken het voor de klanten heel eenvoudig om te betalen. Rekeningnummers of (gestructureerde) mededelingen moeten niet meer worden ingevoerd. Daardoor wordt er ook gewoon sneller betaald, iets dat we toch allemaal graag hebben.

Met deze samenwerking met Pom willen we de ondernemers nog meer ondersteunen in hun groei en professionalisering.

Benieuwd hoe het werkt?

Mijlpaal: meer dan de helft van de Facturalia-gebruikers logt in via het boekhoudkantoor

Het is nog maar sinds een dikke 2 jaar dat de Vlaamse boekhouders Facturalia-partner kunnen worden en zo hun klanten op een white-label versie van Facturalia kunnen laten factureren. Maar ondertussen heeft het aantal bedrijven dat via het boekhoudkantoor met Facturalia werkt het aantal klassieke gebruikers overschreden. Een duidelijk teken dat onze samenwerking met de kantoren werkt en geapprecieerd wordt!

Onze partnerkantoren ondervinden immers zelf dagdagelijks de voordelen van het dossierbeheer van een Facturalia-gebruiker.

Een dankwoord naar onze partnerkantoren is dan ook helemaal op zijn plaats: samen zorgen we voor een modernere, vereenvoudigde en meer gestroomlijnde manier van werken!

Ook interesse in een samenwerking?

Onze partner-boekhouderkantoren (status 01/09/2021)

Nieuw: bestelbonnen maken

Sinds deze week kan je in Facturalia bestelbonnen aanmaken en bezorgen aan klanten. En net zoals offertes kan je dit document digitaal laten onderteken door de klant.

Daardoor kan je nu al 7 verschillende soorten documenten aanmaken in Facturalia. Uiteraard facturen, creditnota’s en offertes. Maar ook proforma facturen, werkbonnen en pakbonnen kunnen worden aangemaakt. En daar komt nu dus de bestelbon bij.

Het handige aan al deze documenten is dat je heel eenvoudig van het ene type een ander type kan maken. Van een offerte kan je bijvoorbeeld een bestelbon maken. En één of meerder bestelbonnen kan je dan weer met een klik overzetten naar een factuur of pakbon. Superhandig!

Facturalia en Yuki werken nog beter samen

Wie Facturalia kent en wie Yuki kent, wist al dat deze applicaties de ideale combinatie zijn voor ondernemers die digitaal willen werken. Facturalia biedt alle mogelijkheden om facturen te maken, offertes te maken, voorraden bij te houden, prestaties bij te houden, etc. En daarnaast zorgt Yuki ervoor dat alle documenten mooi worden gecentraliseerd en ter beschikking zijn van de boekhouding.

In Facturalia kan je een koppeling activeren die ervoor zorgt dat de aangemaakte facturen automatisch in Yuki – en dus bij je boekhouder – terecht komen. Super handig!

Vanaf nu wordt deze koppeling nog krachtiger. Ze kan nu ook gebruikt worden om de betalingen van je facturen in Yuki terug te sturen naar Facturalia. Met andere woorden, je facturen in Facturalia zullen automatisch de status ‘Betaald’ krijgen.

Heb je geen Yuki-account maar wil je wel een automatische aanpassing van de betaalstatus van je facturen, check dan zeker ook de andere mogelijkheden.

Facturalia en Yuki: de ideale combinatie

Versterkte integratie Facturalia-Clearfacts

Voor gebruikers die al gebruik maken van de koppeling met Clearfacts hebben we heugelijk nieuws!

Tot nu toe kon de koppeling gebruikt worden om facturen automatisch te laten doorsturen naar je Clearfacts-dossier. Lekker gemakkelijk want zo hoef je die niet meer apart aan je boekhouder te bezorgen.

Vanaf nu kan deze koppeling ook gebruikt worden om de betaalstatus van je facturen in Clearfacts terug te sturen naar Facturalia. Met andere woorden, je facturen in Facturalia zullen automatisch de status ‘Betaald’ krijgen.

Heb je geen Clearfacts-account maar wil je wel een automatische aanpassing van de betaalstatus van je facturen, check dan zeker ook de andere mogelijkheden.

Uitgebreid voorraadbeheer

Het eindejaar brengt voor onze gebruikers een uitsmijter van formaat. De voorraadmodule van Facturalia werd uitgebreid zodat loten en voorraadbewegingen kunnen worden toegevoegd, houdbaarheidsdatums kunnen worden opgevolgd en voorraden kunnen gewaardeerd worden volgens FIFO of LIFO.

De vraag van onze gebruikers naar deze uitbreiding was groot de laatste tijd, daarom dat we deze naar voor hebben geschoven in onze nieuwe ontwikkelingen. We voorzien de module later nog verder uit te breiden qua mogelijkheden.

Fijn eindejaar!

Webinar voor boekhoudkantoren

“Hoe Facturalia inzetten voor uw kantoor en uw klanten”

De afgelopen maanden ondervonden we met ons allen een stevige opmars van de digitalisering van onze maatschappij. Kinderen krijgen online lessen, werknemers houden van thuis uit videoconferenties en ondernemers ontdekken digitale facturatie.

Ook als kantoorhouder staat u voor vele digitale uitdagingen. Met Facturalia kunnen we uw kantoor en uw klanten bijstaan in de verdere stappen naar digitalisering.

Dat brengt heel wat voordelen met zich mee:

  • Papieren facturen verdwijnen. Alles via PDF of UBL
  • Volledig gepersonaliseerd voor uw kantoor met uw kantoorlogo, kleuren, enz…
  • Koppelingen met Yuki, Clearfacts, Exact en vele andere pakketten
  • Uw kantoor ontvangt de facturen gespreid over het kwartaal

Op 14, 15 en 16 december organiseren we daarom een webinar voor boekhoudkantoren die op zoek zijn naar een facturatietool voor hun klanten.

Inschrijven voor de webinar kan via www.facturalia.eu/webinars. Deelname is gratis.

Facturalia in het nieuw!

De voorbije tijd werkten we achter de schermen hard aan een nieuwe lay-out voor Facturalia. En laat ons eerlijk zijn: dat was na 5 jaar wel eens nodig.

Het nieuwe ontwerp dat dinsdag online kwam, ziet er van bij de start heel anders uit. Het dashboard waarop je terecht komt na in te loggen, toont je onmiddellijk enkele kerncijfers, grafieken en tabellen over je omzetcijfers. In de linkermarge vind je steeds het menu naar de verschillende onderdelen van Facturalia. Deze nieuwe lay-out zou het gebruiksgemak dus nog verder moeten verbeteren.

Daarnaast voegden we nog enkele handige extraatje toe:

  • Naast de bestaande FAQ die al vele vragen beantwoordt, verschenen de eersten van vele instructiefilmpjes die je bvb kort uitleggen hoe je een factuur maakt, hoe de module Prestatiebeheer werkt, etc.
  • Verschillende schermen werden voorzien van een vereenvoudigen-knop. Als je bijvoorbeeld tijdens het aanmaken van een factuur de knop aanzet, blijven enkel de verplichte velden staan en heb je je factuur nog sneller ingegeven.
  • Op het dashboard staan acties die je dient te ondernemen. Het gaat dan bijvoorbeeld over facturen die je nog aan je boekhouder moet laten bezorgen of een betaling op je bankrekening die niet aan een factuur is kunnen gekoppeld worden.

Laat ons zeker weten wat je er van vindt!

264 gebruikers hebben zich de voorbije week aangemeld bij Facturalia.