Blog

Administratie kost ondernemer werkdag per week

De Belgische ondernemer besteedt wekelijks gemiddeld 8 uren aan de administratie van zijn of haar bedrijf. Acht uren die niet kunnen besteed worden aan de hoofdbezigheid van de ondernemer. Acht uren om bezig te zijn met de minst leuke onderdelen van het ondernemerschap. Het grootste deel hiervan gaat naar het opmaken van de verkoopfacturen, het verzenden ervan en de betalingen opvolgen. Zes op tien ondernemers komt zelfs elk kwartaal zijn doos met facturen nog afleveren aan de boekhouder.
Anno 2019 zou dat absoluut het geval niet meer mogen zijn. Een facturatiepakket zoals Facturalia werkt immers sneller, eenvoudiger en nauwkeuriger.

De samenwerking tussen de ondernemer en de accountant wordt wel belangrijker. KMO’s verwachten steeds meer dat de boekhouder hen ondersteunt met software om sneller te kunnen werken, terwijl boekhoudkantoren nog te dikwijls snelheid gelijkstellen aan sneller antwoorden op vragen van de klant.
Gelukkig is er een kentering zichtbaar en biedt momenteel 1 op 5 boekhoudkantoren een digitaal klantenportaal aan.

Ook geïnteresseerd in een facturatietool voor uw cliënteel? Neem snel contact met ons op!

Bron: www.kmoinsider.be/finance/accountancy/zes-op-de-tien-belgische-kmo-s-houdt-facturen-nog-bij-in-schoendoos

Wanneer factureren?

Als basisregel geldt dat een factuur uiterlijk de 15de van de maand volgend op de maand van de levering of dienst moet worden uitgereikt.

Voorbeeld: indien u goederen levert op 6 april heeft u tijd tot 15 mei om uw factuur uit te schrijven.

Voor diensten (die dikwijls over een langere periode geleverd worden) geldt dezelfde regel. Belangrijk is dat u de datums van de geleverde diensten duidelijk vermeldt op de factuur

Voorbeeld: als freelancer heeft u 4 maandagen in april gepresteerd bij uw klant. Ten laatste op 15 mei bezorgt u dan de factuur aan uw klant, met duidelijke vermelding van de vier datums.

In Facturalia kan u hiervoor dan best een product ‘Dienstverlening’ maken en op uw factuur vier factuurlijnen voorzien met deze dienst en de datum als detail.

Ondernemers die dus eens per kwartaal factureren, samen met de indiening van de btw-aangifte, zijn dus te laat met hun facturatie! Uiteraard blijft de factuur wel haar geldigheidswaarde behouden en zal de klant deze dus moeten betalen.

Laattijdige facturatie kan ook effectief beboet worden. Per factuur gelden deze boetetarieven:

  • 1ste overtreding: € 50 (met maximum van € 500)
  • 2de overtreding: € 125 (met maximum van € 1.250)
  • 3de overtreding: € 250 (met maximum van € 5.000)

Behalve deze wettelijke bepalingen is het natuurlijk sowieso een goed idee om snel te factureren! Een klant die zijn factuur pas veel later krijgt, zal ook niet geneigd zijn om die snel te betalen.

Facturalia bezocht Forum For the Future

Vorige week donderdag ging Facturalia een dagje inspiratie opdoen in Brussels Expo. Daar vond al voor de tiende keer het Forum For the Future plaats, de afspraak voor de economische beroepen, zoals de organisatie het noemt. Met een zeer uitgebreid aanbod aan keynotes, demo’s en standhouders was het lekkerbekken voor de aanwezige bezoekers.

Zelf gingen we onder andere luisteren naar de presentatie van Clearfacts (waar het logo van Facturalia nu prijkt tussen de andere partners) en hadden enkele boeiende gesprekken met partijen waaraan we Facturalia in de korte toekomst zouden willen koppelen. Daarover later zeker meer 🙂

20 en 21 november 2019 staan alvast met stip in onze agenda!

Integratie Clearfacts

We zijn blij te kunnen aankondigen dat Facturalia sinds deze week samenwerkt met Clearfacts voor de integratie van verkoopfacturen.

In Clearfacts kan een ondernemer alle verkoopfacturen en aankoopfacturen verzamelen. Van daaruit worden ze digitaal bezorgd aan de boekhouder. Bovendien biedt Clearfacts een blik op de financiële cijfers van de onderneming. Dankzij de koppeling van Facturalia met Clearfacts, kunnen de in Facturalia aangemaakte facturen in 2 klikken doorgestuurd worden naar Clearfacts en dus ook naar het boekhoudpakket van de boekhouder.

Facturalia + Clearfacts = de ideale combinatie voor elke ondernemer.

Lees meer over de werking

6 veel voorkomende facturatiefouten

Bij het manueel opstellen van een factuur voor je geleverde goederen of diensten zijn fouten snel gemaakt. Kleine foutjes met soms grote gevolgen. Je factuur kan in het slechtste geval ongeldig worden verklaard door de BTW-of belastingsadministratie.

  1. Ontbrekende BTW-nummers: Uiteraard moet een factuur zowel je eigen BTW-nummer als dat van je bedrijfsrelatie bevatten maar als dit ontbreekt is je factuur sowieso ongeldig.
  2. Verkeerde adresgegevens: Niet volledige, foutieve of gedateerde adresgegevens kunnen ook nog eens voor problemen zorgen indien de factuur nog fysiek wordt verzonden.
  3. Geen IBAN-nummer: Alhoewel het IBAN-nummer ondertussen gemeengoed is, durft dit nog wel eens ontbreken op verkoopfacturen.
  4. Foutieve productomschrijving: De juiste beschrijving van uw dienst of product is belangrijk want anders kan het voor verwarring en ontevredenheid zorgen bij de klant.
  5. Verkeerde factuurnummer: Bij het handmatig aanmaken van facturen is een verkeerde nummering snel gebeurd. Je boekhouder zal je wel op deze fout wijzen maar dit corrigeren is dikwijls een onbegonnen zaak.
  6. Foutieve BTW-berekening: BTW-afrondingen, de toe te passen percentages en BTW-vrijstellingen zorgen waarschijnlijk voor de meest voorkomende fouten op facturen. De wetgeving hierover durft ook wel al eens wijzigen.

Gelukkig kan je tegenwoordig werken met een online facturatieprogramma (zoals Facturalia), dat je werk grotendeels automatiseert waardoor de kans op fouten drastisch verkleind wordt.

Maak je je facturen nog in Word of Excel en wil je overstappen van een manuele facturatie naar digitale facturatie? Probeer dan 30 dagen lang onze facturatietool en ontdek zelf alle voordelen?

Bron: Informer

E-facturatie zorgt voor betere betaling

Sinds dat de Vlaamse Overheid haar leveranciers verplicht om facturen digitaal te bezorgen, dalen de totale verwijlintresten die ze jaarlijks moet betalen drastisch. In 2015 bedroegen die nog circa 5 miljoen euro, in 2018 zal deze naar verwachting ruim onder 1 miljoen euro liggen.

Vlaams minister van Financiën en Begroting Bart Tommelein: “Dankzij optimalisatie van financiële processen en de overstap naar elektronische facturatie, dalen de verwijlinteresten al voor het derde jaar op rij. Goed nieuws voor de belastingbetaler.”

2015 € 4,97 miljoen
2016 € 3,70 miljoen
2017 € 3,01 miljoen
2018 < € 1 miljoen?

Digitaal factureren kan elke ondernemer. Met eenvoudige online toepassingen zoals Facturalia kan iedereen aan e-facturatie doen. Naast het gemak en de snelheidswinst is een betere betaling van je klanten dus dé reden om ermee te beginnen!

Bron: Website Vlaams Minister Bart Tommelein

Het moderne boekhoudkantoor

Dat de relatie tussen ondernemer en boekhouder aan het wijzigen is, mag een understatement worden genoemd. Meer en meer ondernemers verwachten van hun accountancykantoor dat ze op de digitale trein zijn opgesprongen. Maar ook het omgekeerde geldt: accountants willen af van de manuele ingave van facturen en maken daarom de radicale keuze om enkel nog papierloos te werken. De klant-ondernemers moeten mee in het verhaal.

Bij het digitale kantoor moet je niet meer afkomen met een kwartaalbezoek met een schoendoos vol facturen onder de arm. Moderne kantoren zoals Acco uit Wilrijk kiezen voor een quasi papierloze verwerking. Daardoor wordt de kans op fouten geminimaliseerd én kan het kantoor meer tijd vrijmaken voor advies aan de ondernemers.

Ondanks de immense voordelen, werken nog maar 12% van de boekhoudkantoren op deze manier. Maar de trein is vertrokken en zal snel op kruissnelheid rijden!

Wil je als boekhoudkantoor mee op de trein springen en je klanten digitaal laten factureren? Neem dan gerust contact met ons op. We overlopen samen graag de voordelen.

Het rapport van Facturalia

De studenten van de Karel De Grotehogeschool uit Antwerpen die Facturalia een schooljaar lang volgden, hebben als onderdeel van hun lijvig ondernemingsplan enquêtes uitgevoerd bij de huidige gebruikers van Facturalia. Voor elke vraag kon de gebruiker een score geven van 1 tot 10. De cijfers waren – zelfs voor ons – verrassend positief en daarom delen we ze graag! De scores zijn de gemiddelden op tien. Geslaagd met onderscheiding!

In hoeverre helpt Facturalia u de administratieve verplichtingen te verlichten?

8,9 / 10

Geef een waardering voor onze dienst in relatie tot de kostprijs.

9,5 / 10

Hoe waarschijnlijk is het dat u Facturalia in de toekomst aanraadt aan vrienden/familie/kennissen/collega’s?

9,7 / 10

Vindt u dat u bij vragen goed verder wordt geholpen?

9,7 / 10

 

Uiteraard zijn we heel blij met deze scores, maar het wil niet zeggen dat we nu gaan achterover leunen. Elke dag opnieuw proberen we ons facturatieprogramma nóg beter en nóg gebruiksvriendelijker te maken zodat we bij een volgende bevraging nog beter scoren!

Voorraad bijhouden

Facturalia houdt je voorraad bij

Handel je in goederen en heb je daarom nood aan een goed beheer van je voorraad? Sinds onze nieuwste versie kan je in Facturalia de module ‘Voorraadbeheer’ activeren.

Om de kosten van de opslag binnen je onderneming zo laag mogelijk te houden, is het van belang om je voorraad goederen zo laag mogelijk te houden. Toch moet je altijd voldoende goederen op voorraad hebben. Met voorraadbeheer zorg je voor een goed evenwicht.
Dankzij de voorraadbeheermodule in Facturalia wordt dat nu een pak handiger: Je kan de voorraden van je producten bijhouden, aantallen worden automatisch aangepast bij een nieuwe factuur en als de voorraad van een artikel onder een vooraf bepaalde limiet zakt, krijg je daarvan meldingen. Superhandig niet?

Registreer je nu!

VBO lanceert Digital Agenda 2.0

Het VBO (Verbond der Belgische Ondernemingen) heeft in zijn Digital Agenda 2.0 een analyse gemaakt van de bestaande situatie inzake digitalisering en verschillende aanbevelingen geformuleerd over waar het beter kan. In het rapport worden de belangrijkste realisaties, werkpunten en aanbevelingen besproken.

Bij de realisaties vinden we het onderdeel ‘Elektronische facturatie’ terug want zowel de federale als regionale overheden kunnen ondertussen elektronische facturen ontvangen. Dit gaat – voor alle duidelijkheid – dus niet over facturen in pdf-formaat maar facturen die in een gestructureerd digitaal formaat worden verstuurd (UBL / Peppol). Wilt u factureren aan de Vlaamse overheid dan bent u sinds begin dit jaar zelfs al verplicht om dit elektronisch te doen. Gelukkig kan u met facturatietools zoals Facturalia zelf eenvoudig e-factureren aan deze overheden.

Tegen 2020 zou deze verplichting er ook voor de federale  overheid komen. Het VBO hoopt dat er zo weinig mogelijk uitzonderingen worden toegestaan en dat ook de andere regionale overheden snel volgen.

Het volledige rapport.

 

31 gebruikers hebben zich vandaag aangemeld bij Facturalia.