Dat de relatie tussen ondernemer en boekhouder aan het wijzigen is, mag een understatement worden genoemd. Meer en meer ondernemers verwachten van hun accountancykantoor dat ze op de digitale trein zijn opgesprongen. Maar ook het omgekeerde geldt: accountants willen af van de manuele ingave van facturen en maken daarom de radicale keuze om enkel nog papierloos te werken. De klant-ondernemers moeten mee in het verhaal.
Bij het digitale kantoor moet je niet meer afkomen met een kwartaalbezoek met een schoendoos vol facturen onder de arm. Moderne kantoren zoals Acco uit Wilrijk kiezen voor een quasi papierloze verwerking. Daardoor wordt de kans op fouten geminimaliseerd én kan het kantoor meer tijd vrijmaken voor advies aan de ondernemers.
Ondanks de immense voordelen, werken nog maar 12% van de boekhoudkantoren op deze manier. Maar de trein is vertrokken en zal snel op kruissnelheid rijden!
Wil je als boekhoudkantoor mee op de trein springen en je klanten digitaal laten factureren? Neem dan gerust contact met ons op. We overlopen samen graag de voordelen.
De studenten van de Karel De Grotehogeschool uit Antwerpen die Facturalia een schooljaar lang volgden, hebben als onderdeel van hun lijvig ondernemingsplan enquêtes uitgevoerd bij de huidige gebruikers van Facturalia. Voor elke vraag kon de gebruiker een score geven van 1 tot 10. De cijfers waren – zelfs voor ons – verrassend positief en daarom delen we ze graag! De scores zijn de gemiddelden op tien. Geslaagd met onderscheiding!
In hoeverre helpt Facturalia u de administratieve verplichtingen te verlichten?
8,9 / 10
Geef een waardering voor onze dienst in relatie tot de kostprijs.
9,5 / 10
Hoe waarschijnlijk is het dat u Facturalia in de toekomst aanraadt aan vrienden/familie/kennissen/collega’s?
9,7 / 10
Vindt u dat u bij vragen goed verder wordt geholpen?
9,7 / 10
Uiteraard zijn we heel blij met deze scores, maar het wil niet zeggen dat we nu gaan achterover leunen. Elke dag opnieuw proberen we ons facturatieprogramma nóg beter en nóg gebruiksvriendelijker te maken zodat we bij een volgende bevraging nog beter scoren!
Handel je in goederen en heb je daarom nood aan een goed beheer van je voorraad? Sinds onze nieuwste versie kan je in Facturalia de module ‘Voorraadbeheer’ activeren.
Om de kosten van de opslag binnen je onderneming zo laag mogelijk te houden, is het van belang om je voorraad goederen zo laag mogelijk te houden. Toch moet je altijd voldoende goederen op voorraad hebben. Met voorraadbeheer zorg je voor een goed evenwicht.
Dankzij de voorraadbeheermodule in Facturalia wordt dat nu een pak handiger: Je kan de voorraden van je producten bijhouden, aantallen worden automatisch aangepast bij een nieuwe factuur en als de voorraad van een artikel onder een vooraf bepaalde limiet zakt, krijg je daarvan meldingen. Superhandig niet?
Het VBO (Verbond der Belgische Ondernemingen) heeft in zijn Digital Agenda 2.0 een analyse gemaakt van de bestaande situatie inzake digitalisering en verschillende aanbevelingen geformuleerd over waar het beter kan. In het rapport worden de belangrijkste realisaties, werkpunten en aanbevelingen besproken.
Bij de realisaties vinden we het onderdeel ‘Elektronische facturatie’ terug want zowel de federale als regionale overheden kunnen ondertussen elektronische facturen ontvangen. Dit gaat – voor alle duidelijkheid – dus niet over facturen in pdf-formaat maar facturen die in een gestructureerd digitaal formaat worden verstuurd (UBL / Peppol). Wilt u factureren aan de Vlaamse overheid dan bent u sinds begin dit jaar zelfs al verplicht om dit elektronisch te doen. Gelukkig kan u met facturatietools zoals Facturalia zelf eenvoudig e-factureren aan deze overheden.
Tegen 2020 zou deze verplichting er ook voor de federale overheid komen. Het VBO hoopt dat er zo weinig mogelijk uitzonderingen worden toegestaan en dat ook de andere regionale overheden snel volgen.
In 2017 betaalde de Vlaamse overheid 23% van haar facturen te laat, goed voor 3,8 miljoen euro aan verwijlintresten. Toch gaat het de goede kant op, want vier jaar eerder was dit nog 27% (5,5 miljoen euro intresten). Deze verbetering is grotendeels te danken aan het toenemend gebruik van elektronische facturatie. Van de facturen die elektronisch ontvangen werden, werd slechts 13% te laat betaald.
Vlaams minister van Begroting en Financiën Bart Tommelein: “Overheden moeten het goede voorbeeld geven en hun facturen tijdig betalen. Als Vlaamse overheid werken we daar hard aan, in de eerste plaats door in te zetten op elektronische facturatie. E-facturen kunnen sneller verwerkt worden en laten minder procedurefouten toe.”
E-facturen kunnen sneller verwerkt worden en laten minder procedurefouten toe.
Het mag duidelijk zijn: wie zijn facturen digitaal aanbiedt, heeft bij de Vlaamse overheid een veel grotere kans op een vlotte betaling. En ongetwijfeld geldt dat ook voor andere klanten.
Bron: http://moneytalk.knack.be
In het kader van de opleiding KMO-management volgden een groep studenten van de Karel De Grote Hogeschool een jaar lang het reilen en zeilen van Facturalia. Het resultaat van een schooljaar hard werken, resulteerde in een lijvig ondernemingsplan van 260 blz. Ze enquêteerden Facturalia-gebruikers en boekhoudkantoren, spitten enkele toekomstige groeiscenario’s uit en maakten gedetailleerde financiële simulaties. Op meer details komen we later zeker nog terug!
Bedankt Tine, Ruben, Lars, Badr, Basiel en Veli voor het mooie werk!
Omdat iedereen tegenwoordig wel beschikt over een snelle internetlijn, hetzij thuis via wifi, hetzij onderweg via 3G/4G, worden online applicaties steeds populairder. De voordelen zijn dan ook groot:
Concreet wil dit dus zeggen dat je met onze online facturatietool Facturalia met meerdere personen van hetzelfde bedrijf tegelijk kan werken van op verschillende locaties en met verschillende toestellen. Hoe gemakkelijk is dat?
De termen facturatieprogramma (of facturatietool of facturatiesoftware) en boekhoudprogramma worden dikwijls door elkaar gebruikt, ook al is er een groot verschil tussen beiden. Met een facturatieprogramma kan een zelfstandige ondernemer in basis verkoopfacturen maken. Daarbij zitten dan meestal nog extra mogelijkheden zoals het maken van offertes, het verzenden van deze documenten in pdf-formaat, het opvolgen van de betalingen of het verzenden van herinneringen.
Een boekhoudprogramma wordt in principe gebruikt door de boekhouder van de ondernemer. In een boekhoudprogramma beheert de boekhouder of accountant de verkoopfacturen die hij van de ondernemer heeft ontvangen, maar ook bijvoorbeeld diens aankoopfacturen of andere administratieve documenten. Daarenboven genereert een boekhoudprogramma ook boekhoudkundige verplichtingen zoals een resultatenrekening en een balans.
Het mooie is dat deze programma’s mooi kunnen samenwerken. Daar waar er een ondernemer vroeger zijn facturen uit zijn facturatieprogramma moest afdrukken en zo aan zijn boekhouder moest bezorgen die deze documenten dan in zijn boekhoudprogramma ingaf, kan dat tegenwoordig gelukkig veel eenvoudiger. Veel facturatieprogramma’s hebben immers de mogelijkheid om automatisch facturen te verzenden naar het boekhoudprogramma van de boekhouder van de ondernemer. Deze samenwerking tussen het facturatie- en het boekhoudprogramma levert dus tijdswinst op voor de ondernemer én de boekhouder!
We zouden ze geen eten willen geven, de zelfstandigen die hun facturen nog steeds in Excel of Word maken. Niet alleen verliezen ze daar enorm veel tijd mee, bovenal is het enorm foutgevoelig. Is dat BTW-nummer wel correct? Zijn de BTW-vermeldingen correct? Klopt de nummering nog? Zit er nergens een foutje in een formule of berekening? De ondernemer moet bovendien zijn prijzen of de adresgegevens weer elders gaan opzoeken. Kortom, mogelijkheden te over om fouten te maken.
En toch. Waarom blijven zoveel zelfstandigen dan toch knoeien met Word en Excel? “Uit gewoonte” hoor je dan dikwijls. Of “Ik ken Excel”. Maar toon hen even wat een eenvoudig facturatieprogramma kan doen en men is snel overtuigd. Die onwetendheid is iets wat we met Facturalia de wereld uit willen helpen.
Ken je ondernemers in je familie-, vrienden- of kennissenkring? Vraag het hen dan even: “Factureer jij nog met Word of Exel?”
Als je vanuit een facturatieprogramma een factuur verzendt, dan ontvangt je klant deze standaard als pdf-bijlage in een e-mail. Handig voor de verzender, handig voor de ontvanger, dat weten we ondertussen wel. Sinds onze laatste update kan je in je e-mailtemplates ook extra bijlagen voorzien die je regelmatig mee wil sturen. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een apart document met je algemene voorwaarden.
Een ander concreet voorbeeld: werk je in de bouwindustrie en doe je regelmatig renovatiewerken aan oudere woningen, dan kan je een e-mailtemplate aanmaken met het BTW attest 6% als bijlage. Bij het verzenden van je factuur kies je de juiste e-mailtemplate zodat je klant een e-mail ontvangt met je factuur én het attest. Weer een stap richting eenvoudiger factureren!