Blog

Vlaamse overheid betaalt 23% van de facturen te laat

In 2017 betaalde de Vlaamse overheid 23% van haar facturen te laat, goed voor 3,8 miljoen euro aan verwijlintresten. Toch gaat het de goede kant op, want vier jaar eerder was dit nog 27% (5,5 miljoen euro intresten). Deze verbetering is grotendeels te danken aan het toenemend gebruik van elektronische facturatie. Van de facturen die elektronisch ontvangen werden, werd slechts 13% te laat betaald.

Vlaams minister van Begroting en Financiën Bart Tommelein: “Overheden moeten het goede voorbeeld geven en hun facturen tijdig betalen. Als Vlaamse overheid werken we daar hard aan, in de eerste plaats door in te zetten op elektronische facturatie. E-facturen kunnen sneller verwerkt worden en laten minder procedurefouten toe.”

E-facturen kunnen sneller verwerkt worden en laten minder procedurefouten toe.

Het mag duidelijk zijn: wie zijn facturen digitaal aanbiedt, heeft bij de Vlaamse overheid een veel grotere kans op een vlotte betaling. En ongetwijfeld geldt dat ook voor andere klanten.

Bron: http://moneytalk.knack.be

Studenten KdG volgden Facturalia

In het kader van de opleiding KMO-management volgden een groep studenten van de Karel De Grote Hogeschool een jaar lang het reilen en zeilen van Facturalia. Het resultaat van een schooljaar hard werken, resulteerde in een lijvig ondernemingsplan van 260 blz. Ze enquêteerden Facturalia-gebruikers en boekhoudkantoren, spitten enkele toekomstige groeiscenario’s uit en maakten gedetailleerde financiële simulaties. Op meer details komen we later zeker nog terug!

Bedankt Tine, Ruben, Lars, Badr, Basiel en Veli voor het mooie werk!

Online factureren?

Omdat iedereen tegenwoordig wel beschikt over een snelle internetlijn, hetzij thuis via wifi, hetzij onderweg via 3G/4G, worden online applicaties steeds populairder. De voordelen zijn dan ook groot:

  • In tegenstelling tot klassieke software hoef je geen softwareprogramma of app te installeren op je toestel
  • Elk toestel met een browser kan de online tool draaien. Zowel PC, laptop, tablet, smartphone of elk ander toestel – groot en klein – dat over een browser en internetverbinding beschikt
  • Omdat de applicatie centraal wordt beheerd kunnen heel snel en eenvoudig updates worden uitgerold zónder dat de gebruiker zelf daar enige actie voor moet ondernemen
  • Je kan met meerdere gebruikers tegelijk de online toepassing gebruiken. Zolang er geen beperkingen zijn ingesteld door de bouwer van de webapplicatie kunnen er meerdere personen tegelijk inloggen op de site

Concreet wil dit dus zeggen dat je met onze online facturatietool Facturalia met meerdere personen van hetzelfde bedrijf tegelijk kan werken van op verschillende locaties en met verschillende toestellen. Hoe gemakkelijk is dat?

Facturatieprogramma of boekhoudprogramma?

De termen facturatieprogramma (of facturatietool of facturatiesoftware) en boekhoudprogramma worden dikwijls door elkaar gebruikt, ook al is er een groot verschil tussen beiden. Met een facturatieprogramma kan een zelfstandige ondernemer in basis verkoopfacturen maken. Daarbij zitten dan meestal nog extra mogelijkheden zoals het maken van offertes, het verzenden van deze documenten in pdf-formaat, het opvolgen van de betalingen of het verzenden van herinneringen.

Een boekhoudprogramma wordt in principe gebruikt door de boekhouder van de ondernemer. In een boekhoudprogramma beheert de boekhouder of accountant de verkoopfacturen die hij van de ondernemer heeft ontvangen, maar ook bijvoorbeeld diens aankoopfacturen of andere administratieve documenten. Daarenboven genereert een boekhoudprogramma ook boekhoudkundige verplichtingen zoals een resultatenrekening en een balans.

Het mooie is dat deze programma’s mooi kunnen samenwerken. Daar waar er een ondernemer vroeger zijn facturen uit zijn facturatieprogramma moest afdrukken en zo aan zijn boekhouder moest bezorgen die deze documenten dan in zijn boekhoudprogramma ingaf, kan dat tegenwoordig gelukkig veel eenvoudiger. Veel facturatieprogramma’s hebben immers de mogelijkheid om automatisch facturen te verzenden naar het boekhoudprogramma van de boekhouder van de ondernemer. Deze samenwerking tussen het facturatie- en het boekhoudprogramma levert dus tijdswinst op voor de ondernemer én de boekhouder!

 

Nog aan het knoeien in Word of Excel?

We zouden ze geen eten willen geven, de zelfstandigen die hun facturen nog steeds in Excel of Word maken. Niet alleen verliezen ze daar enorm veel tijd mee, bovenal is het enorm foutgevoelig. Is dat BTW-nummer wel correct? Zijn de BTW-vermeldingen correct? Klopt de nummering nog? Zit er nergens een foutje in een formule of berekening? De ondernemer moet bovendien zijn prijzen of de adresgegevens weer elders gaan opzoeken. Kortom, mogelijkheden te over om fouten te maken.

En toch. Waarom blijven zoveel zelfstandigen dan toch knoeien met Word en Excel? “Uit gewoonte” hoor je dan dikwijls. Of “Ik ken Excel”. Maar toon hen even wat een eenvoudig facturatieprogramma kan doen en men is snel overtuigd.  Die onwetendheid is iets wat we met Facturalia de wereld uit willen helpen.

Ken je ondernemers in je familie-, vrienden- of kennissenkring? Vraag het hen dan even: “Factureer jij nog met Word of Exel?”

Extra bijlage bij je factuur

Als je vanuit een facturatieprogramma een factuur verzendt, dan ontvangt je klant deze standaard als pdf-bijlage in een e-mail. Handig voor de verzender, handig voor de ontvanger, dat weten we ondertussen wel. Sinds onze laatste update kan je in je e-mailtemplates ook  extra bijlagen voorzien die je regelmatig mee wil sturen. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een apart document met je algemene voorwaarden.

Een ander concreet voorbeeld: werk je in de bouwindustrie en doe je regelmatig renovatiewerken aan oudere woningen, dan kan je een e-mailtemplate aanmaken met het BTW attest 6% als bijlage. Bij het verzenden van je factuur kies je de juiste e-mailtemplate zodat je klant een e-mail ontvangt met je factuur én het attest. Weer een stap richting eenvoudiger factureren!

Kosten besparen dankzij e-Facturatie

U wist al dat elektronisch factureren snel en efficiënt gebeurt. Maar wist u ook dat dit een aanzienlijke kostenbesparing oplevert? Een papieren factuur verzenden via de post kost de ondernemer gemiddeld € 4,44 aan papier, enveloppe, postzegel en tijd. Wie deze factuur via e-mail aan zijn klant bezorgt doet daarmee een besparing van meer dan 50%. De verzending kost nu gemiddeld € 2,02. Wie helemaal elektronisch te werk gaat en de factuur niet per e-mail maar via een platform zoals Facturalia aan de klant bezorgt, doet zelfs een besparing van meer dan 70%. Een factuur verzenden kost dan gemiddeld € 1,70.

Overschakelen van papieren facturen naar volledige e-facturatie bespaart de ondernemer dus € 3,24 per factuur.

Bron: Dienst administratieve vereenvoudiging

Klik, klik, klik

Offertes, facturen, creditnota’s, leveringsnota’s,… Het zijn allemaal documenten waar je als ondernemer continue met te maken krijgt. Een online facturatietool helpt je om van deze administratieve verplichting iets aangenaams te maken. En het allerleukste is dat je met één klik enorm veel kan teweeg brengen. Zo kan je in Facturalia met een klik:

  • van een offerte een factuur maken nadat je offerte is aanvaard
  • van een proforma-factuur een factuur maken nadat je proforma-factuur is aanvaard
  • van een factuur een creditnota maken als je factuur moet worden gecrediteerd
  • van een factuur een leveringsnota maken als je een verzending doet van goederen
  • elk document dupliceren als je bvb. periodiek een factuur verstuurt

Alle nieuw aangemaakte documenten zijn nadien natuurlijk verder aanpasbaar. Klikken maar!

Directe betalingen?

Je kent het fenomeen wel, je klant heeft betaald maar het kan nog enkele dagen duren vooraleer dat geld op jouw bankrekening staat. De Belgische banken willen daar tegen november komaf met maken. Voor binnenlandse betalingen zou het bedrag binnen enkele seconden moeten zijn overgeschreven. Welke banken zouden mee doen en of deze dienst betalend zal zijn, is nog niet geweten. Het zou in ieder geval de betalingsopvolging van je verkoopfacturen kunnen vereenvoudigen.

Zoeken in keuzelijstjes

Eén van de redenen waarom ondernemers een facturatieprogramma gebruiken is de tijdswinst. De tijd dat je als ondernemer je offertes, bestelbonnen of facturen in Excel of Word maakte, ligt voor velen van ons gelukkig achter de rug. Buiten het feit dat de kans op fouten groot is, was deze manier van werken vooral tijdrovend. Wat was nu weer het adres van mijn klant? Waar vind ik de prijs van mijn product? Klopt de berekening? Hoe maak ik er een pdf van?

Wie online factureert weet dat de tijdswinst enorm is. Dat houden we bij Facturalia ook altijd in het achterhoofd. Een ondernemer wil  snel, gebruiksvriendelijk en eenvoudig factureren.

Als je factureert naar veel verschillende klanten of je beschikt over een uitgebreid aanbod van producten of diensten, dan kan het wel eens een zoektocht zijn naar de juiste klant of het juiste product in de betreffende keuzelijstje. Dat hebben we nu verbeterd door de lijstjes te voorzien van een zoekmogelijkheid. In plaats van te scrollen door de lijst kan je nu door enkele letters in te geven snel het juiste item terugvinden. Weer tijd gespaard!

200 gebruikers hebben zich de voorbije week aangemeld bij Facturalia.