Kan ik elektronische facturen versturen?
Absoluut! Facturalia is helemaal voorzien om facturen in UBL-formaat te maken en te verzenden via het PEPPOL-netwerk. Kies in Facturalia: Home > Instellingen > Geavanceerd > PEPPOL activeren.
Eerst even voor de duidelijkheid: met ‘elektronische facturatie’, ‘e-facturatie’ of ‘e-invoicing’ bedoelen we NIET het verzenden van facturen in pdf-formaat via e-mail.
Waarover gaat het dan wel? Elektronisch factureren doe je als je je klant een factuur bezorgt in een gestructureerd formaat dat de klant kan inlezen en verwerken in zijn boekhoudsoftware. Dat klinkt misschien vaag en omslachtig maar dat is het allesbehalve. In verschillende facturatiepakketten kan je nu al facturen verzenden in zo’n formaat. Nadat je op de knop ‘Factuur verzenden’ hebt geklikt, krijgt je klant geen e-mail met de factuur, maar wordt er achter de schermen een bestand verstuurd met daarin alle gegevens van de factuur. Die factuur wordt verzonden via het zogenaamde ‘Peppol-netwerk’. Als leverancier merk je er allemaal niets van, maar je klant zal je factuur wel netjes ontvangen in zijn systeem en (hopelijk) snel betalen. Het gestructureerde formaat dat hiervoor gebruikt wordt is ‘UBL’, een term die je misschien ook al eens hoorde.
Klinkt gemakkelijk? Wel dat is het ook. En niet alleen dat. Facturen die op deze manier worden verzonden, worden sneller betaald, bevatten minder fouten en zijn veiliger.
Wil je starten met e-facturatie? Dat kan, maar denk er aan dat op dit ogenblik nog maar een deel van de Vlaamse bedrijven aangesloten zijn op het Peppol-netwerk en dus e-facturen kunnen ontvangen. Dat zal in de komende jaren echter snel veranderen. In afwachting kan je perfect e-facturen sturen naar de aangesloten klanten en gewone pdf-facturen naar de anderen. Je facturatieprogramma geeft wel aan aan welke klanten je al e-facturen kan bezorgen.
Voor overheidsopdrachten is het momenteel zelfs al verplicht om hen een e-factuur te bezorgen. Als je bijvoorbeeld aan De Lijn of de VDAB een pdf bezorgt, zal deze niet aanvaard worden. Deze verplichting zal in de komende jaren nog uitbreiden naar bedrijven uit de privé-sector, dus zorg dat je nu reeds klaar bent om elektronisch te factureren!
Heb je een account bij Facturalia, dan kan je via Instellingen > Geavanceerd > PEPPOL activeren je aanmelden op het PEPPOL-netwerk en starten met e-facturatie.
Hier dien je je éénmalig te registreren op PEPPOL. Nadat je het registratieformulier hebt verzonden, duurt het enkele dagen vooraleer je registratie wordt goedgekeurd.
Na goedkeuring kan je UBL-facturen verzenden via het Peppol-netwerk. Als je nu een factuur wil verzenden, verschijnt in het verzendscherm de knop UBL verzenden via PEPPOL-netwerk. Als je klant UBL ondersteunt, kan je hier de factuur verzenden. Deze factuur krijgt de status In wachtrij totdat deze door het UBL-netwerk is opgehaald. Dit kan enkele uren duren.